Tip 1: E-mail

Verwerk op vaste momenten je e-mails in plaats van je er de hele dag door te laten afleiden. Een uur je mail uitzetten doet wonderen voor je concentratie. Zet je mail bijvoorbeeld uit wanneer je bezig met een andere taak. Maak afspraken met je collega’s over het gebruik van e-mail zodat zij weten waar ze aan toe zijn.

Tip 2: Verzamel je To Do's

Verzamel al je taken en to-do’s in één lijst zodat je precies weet waar je aan toe bent. Bekijk iedere taak eens goed. Wat moet je doen om de taak uit te voeren. Wees daarbij zo concreet mogelijk en schrijf alle stappen op die je voor de betreffende taak moet uitvoeren.

Tip 3: Eén taak tegelijk

Maak je taak af voordat je aan iets anders begint. Spreek met jezelf af hoeveel tijd je aan een taak besteed om te voorkomen dat je de gehele dag met maar één taak bezig bent. Rond een taak of project ook fysiek af. Gooi weg wat weg kan en archiveer de rest.

Tip 4: Plan onderhoud

Je behoudt het overzicht als je precies weet waar je mee bezig bent. Plan daarom elke week een onderhoud in waarbij je je agenda doorneemt en je takenlijst opschoont.

Tip 5: Tijd voor spoedklussen

Houd rekening met ad-hoc werk. Plan ruimte in voor eventuele spoedklussen. Zeg ook niet meteen ja op ongeplande verzoeken, maar parkeer ze even en kom er later nog eens op terug.

Tip 6: Routine

Routine zorgt ervoor dat jij je werk snel en gemakkelijk kunt doen. Leg bijvoorbeeld je spullen op een vaste plek, maak gebruik van sneltoetsen en selecteer bij binnenkomst direct de post. Houd je bureau ook zoveel mogelijk opgeruimd en orden je archief.

Tip 7: Gebruik een kladblok

Heb altijd een kladblok op je bureau om dingen op te schrijven. Zo blijft het niet in je hoofd zitten. Doe ook de deur dicht wanneer je goed moet concentreren op een taak.

Tip 8: Plan vergaderingen

Vergaderingen kunnen tijdrovend zijn. Voorkom dit door je van tevoren goed voor te bereiden en een agenda op te stellen. Beperk verstoringen tijdens vergaderingen door je mobiel op stil of zelfs uit te zetten. Stel ook een eindtijd vast.