Registreren

Zoek

Timemanagement

Michelle van der Meer - van Gelder Michelle van der Meer - van GelderE-mailmarketeer / Webredacteur

Je werk is nooit af en je moet te veel doen in te weinig tijd. Timemanagement helpt je om het overzicht terug te krijgen zodat je doelgericht en effectief je taken kunt uitvoeren. Het helpt je ook om beter prioriteiten te kunnen stellen en je taken realistisch te plannen. Met timemanagement verminder je stress waardoor je efficiënter werkt.

Je werk is nooit af. Je hebt altijd haast. Weer een spoedklus erbij. Herken jij dit? Bekruipt steeds vaker het gevoel dat het anders kan, maar vooral ook moet. Het kan echt anders! Geen idee hoe je het moet aanpakken? Simpel, pas timemanagement toe!

Wat is timemanagement

Timemanangement is het managen van je gedrag en het zo productief mogelijk omgaan met de tijd die je hebt. De basis van timemanagement is ordenen & plannen, wegdoen & combineren. Met timemanagement verminder je stress omdat je efficiënter te werk gaat. Zo weet jij en je collega’s altijd precies waar je aan toe bent.

Timemanagement

Ordenen & plannen

Door je werkzaamheden te ordenen en te plannen behoud je het overzicht. Daarnaast kun jij je beter concentreren omdat je niet wordt afgeleid.

Inventariseer je werkzaamheden

Breng in kaart hoe jouw werkdag eruit ziet. Inventariseer welke werkzaamheden je eigenlijk zou willen doen op een dag.

Maak een planning

Begin je werkweek met maken van een planning. Bekijk van dag tot dag of het nodig is om je planning bij te stellen. Zet voor jezelf op een rij wat je aan het eind van de dag gedaan wilt hebben. Zorg ervoor dat er alleen taken op je lijst komen die haalbaar zijn. Plan daarnaast ruimte in voor eventuele spoedklussen tussendoor.

Stel prioriteiten

'Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden urgent' is een uitspraak van voormalig generaal en oud-president van de VS Dwight D. Eisenhower. Hij ontwikkelde de prioriteitenmatrix, ook wel de Eisenhowermatrix genoemd, die je eenvoudig helpt met het stellen van prioriteiten.

Organiseer je werkplek

Zorg voor een georganiseerde werkplek door te streven naar een zo leeg mogelijk bureau. Alleen de taak waarmee je op dat moment aan het werk bent, ligt in het zicht. Op deze manier behoud je het overzicht en word je niet afgeleid.

Archiveren

Ben je klaar met een taak? Berg alles wat belangrijk is voor deze taak op in je archief. Maak bijvoorbeeld een mailarchief aan waarin je belangrijke e-mails bewaart. Berg belangrijke contracten en verslagen op in mappen.

Wegdoen & combineren

Door alle onnodige zaken die je belemmeren weg te doen, behoud je het overzicht. Daarnaast kun je je werkzaamheden efficiënt inplannen door bepaalde taken samen te voegen.

Archief opruimen

Ongeveer 85% van je archief bekijk je nooit meer. Neem daarom regelmatig je archief goed door en gooi weg wat je niet (meer) gebruikt heb. Met een opgeruimd archief vind je alles makkelijker en sneller terug.

Taken samenvoegen

Bekijk bij het maken van je planning welke werkzaamheden je kunt samenvoegen. Zijn er taken die je tegelijkertijd kunt doen. Bijvoorbeeld: het wegbrengen van de post kun je combineren met het halen van boodschappen.

Delegeren

Heb jij altijd het idee dat alleen jij die taak kunt uitvoeren? Of zou iemand anders het ook kunnen? Bepaal bij iedere taak of je het zelf moet uitvoeren of dat je het aan een collega kunt uitbesteden

Post, mail en telefoon

Beheer de informatiestroom door direct je post te sorteren en je mail op vaste tijden te checken. Gooi direct weg wat je niet gaat gebruiken. Handel alles wat onmiddellijk moet gebeuren meteen af.

Vergaderingen

Vergaderingen zijn echte tijdvreters. Ga dus na of een vergadering echt nodig is of dat je er echt bij aanwezig moet zijn. Plan alleen vergaderingen in die écht nodig zijn. Alle andere vergaderingen zeg je af.

Timemanagement methodes

De kaasschaafmethode, het deadline principe, de 80/20 regel en het doe-het-nu principe zijn verschillende timemanagement methodes die je kunt toepassen.

Lees ook onze praktische timemanagement tips »